Dans quels états pouvez-vous enregistrer quelqu’un à son insu ?
Hypothèse n° 1 : Vous possédez et gérez votre propre entreprise. L’un de vos employés n’est pas performant et cause des problèmes à d’autres employés depuis des mois. Vous avez pris plusieurs mesures raisonnables, y compris la mise en œuvre d’un plan d’amélioration de l’employé, mais les performances de l’employé ne se sont pas améliorées. Vous êtes chargé de licencier l’employé, mais vous vous attendez à d’importantes réactions, notamment le fait que l’employé pourrait tenter de porter plainte contre l’entreprise.
Quelques secondes avant que l’employé ne vienne dans votre bureau pour discuter de son licenciement, vous appuyez sur le bouton d’enregistrement de votre téléphone, qui restera hors de vue sur votre bureau pendant la réunion. Si l’affaire aboutit plus tard à une procédure administrative ou à un procès, l’enregistrement audio pourrait prouver clairement que l’employé a été licencié pour des raisons légitimes et objectivement raisonnables.
Hypothèse n° 2 : Vous êtes un employé administratif dans une petite entreprise. Plusieurs de vos collègues, dont votre supérieur immédiat, vous font régulièrement des commentaires à la limite du déplacé. Récemment, les commentaires de votre superviseur ont dépassé les bornes ; vous ne pouvez plus travailler dans un tel environnement. Vous avez essayé de soulever la question auprès du personnel des ressources humaines de l’entreprise, mais cela n’a rien donné.1
Comment enregistrer une conversation en personne
Les conversations qui traitent de questions commerciales liées au gouvernement ou de questions susceptibles d’affecter la sécurité nationale sont soumises à un ensemble de lois qui diffèrent des conversations enregistrées entre de simples citoyens ou des entreprises non gouvernementales. Les écoutes téléphoniques comprennent également la surveillance et/ou l’enregistrement de l’utilisation des ordinateurs, des échanges de courriers électroniques et des communications sans fil.
D’autre part, l’enregistrement d’appels téléphoniques entre deux personnes ou entre un représentant d’une entreprise et une personne peut être couvert par le S18 U.S.C. 2511 (2)(d), connu sous le nom de loi du “consentement d’une partie”. Cette loi exige qu’au moins un des participants à la conversation soit conscient que l’appel est enregistré, ce qui est une condition facile à remplir si vous enregistrez vos propres conversations. Si vous êtes une entreprise qui souhaite enregistrer des appels entrants et sortants avec des clients à des fins d’assurance qualité et de formation, il est essentiel que vous informiez l’appelant et protégiez votre entreprise contre les litiges.
Si certains de ces États exigent que toutes les parties à l’appel donnent un consentement verbal ou écrit explicite avant d’enregistrer les appels téléphoniques et de commencer l’enregistrement, d’autres ne le font pas. Quelques États considèrent que le consentement est implicite si une partie à l’appel est informée que l’appel est enregistré et continue à participer à la conversation. En outre, la plupart des États susmentionnés ont mis en place des lois pénales et civiles pour poursuivre les parties en infraction.
Peut-on enregistrer quelqu’un à son insu et l’utiliser devant un tribunal ?
Aux États-Unis, la situation est compliquée par le fait que les lois fédérales et étatiques sur les écoutes téléphoniques s’appliquent à l’enregistrement des appels téléphoniques. La loi fédérale autorise l’enregistrement des appels téléphoniques à condition qu’une des parties (y compris vous-même, si vous effectuez l’enregistrement) soit au courant de l’enregistrement. Toutefois, dans certains États, les deux parties doivent être informées dès le début de l’appel qu’il sera enregistré.
Selon le Digital Media Law Project (DMLP), les États qui exigent le consentement des deux parties sont la Californie, le Connecticut, la Floride, l’Illinois, le Maryland, le Massachusetts, le Montana, le New Hampshire, la Pennsylvanie et Washington, bien que les lois de l’Illinois et du Massachusetts puissent être sujettes à interprétation.
Ils recommandent également d’obtenir le consentement des deux parties si celles-ci se trouvent dans des États différents. Et, bien sûr, ces États où le consentement des deux parties est requis exigent également le consentement d’autres personnes si plus de deux personnes participent à la conversation.
Comme la loi fédérale américaine, la loi canadienne stipule que les conversations téléphoniques peuvent être enregistrées si une personne a donné son consentement à l’enregistrement. Les organisations sont toutefois soumises à des règles différentes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui stipule que la personne enregistrée doit être informée par l’organisation qui effectue l’enregistrement.
Comment enregistrer un appel téléphonique
Il s’avère qu’il s’agit là d’une stratégie commerciale courante, qui a du sens. Si vous avez accès à tous vos anciens appels, vous pouvez les réécouter et prendre des notes pour trouver des moyens d’améliorer votre service client au téléphone.
Ce n’est là qu’un exemple des nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’enregistrer un appel téléphonique. Toutes ne sont pas toujours liées aux affaires. (Après tout, quand Adèle appelle pour dire bonjour, vous voudrez être sûr de l’enregistrer, sinon vos amis ne vous croiront pas plus tard).
Pour résumer, l’enregistrement des appels téléphoniques peut être très utile, surtout dans un contexte professionnel. Mais pour le faire, vous devrez vous assurer d’avoir accès à un logiciel d’enregistrement d’appels – oh, et conseil : les excellents logiciels d’enregistrement d’appels qui existent peuvent faire bien plus que simplement enregistrer des appels.
Les nouveaux employés ne sont pas les seuls à pouvoir bénéficier d’une formation. Lorsqu’il s’agit de service à la clientèle, vous ne pouvez jamais prévoir parfaitement à quelles questions un employé devra répondre. Cela signifie que si un employé prend un appel particulièrement inhabituel ou difficile, il peut être très utile de faire écouter cet appel à ses collègues afin que tout le monde soit prêt si cette question ou cette situation se reproduit.